Una toma de inventario es una herramienta que nos permite comprobar cuánto producto está en condiciones adecuadas para la venta y darle el mejor acomodo posible para optimizar el surtido. Realizar un inventario no es solamente contar y comparar las existencias, pero también determinar realmente los costos de la mercancía, comprobar su desplazamiento, decidir sobre los artículos obsoletos y en general, asegurar el control y administración de nuestros almacenes. Te diremos los pasos que debes seguir para realizar una buena toma de inventarios.
Planifica el inventario
Determina cuál es el mejor día para realizar el conteo, que afecte lo menos posible tu operación y adelanta todas las tareas en días previos: acomoda tus productos, reúne todos los que son iguales en el mismo lugar, prepara paquetes de los artículos pequeños, etiqueta tu mercancía, verifica el buen funcionamiento de los lectores de código de barras, etc. Convoca con anticipación al personal y asegura que todos cuenten con los materiales y papelería que necesitarán. Confirma que estén capacitados para registrar la información debidamente.
Ordena tus existencias por tipo de producto
Verifica que todos los productos se encuentran en el almacén y área que les corresponde antes de empezar a contar. Si todos tus artículos se encuentran debidamente codificados, esta tarea no debería ser demasiado laboriosa. Revisa también que las cajas no estén vacías o intercambiadas, es decir, que cada empaque efectivamente contiene lo que dice, asegura que no tienes productos dispersos por tu almacén y que todos los artículos iguales están juntos.
“Limpia” todos los almacenes temporales
Si utilizas almacenes temporales para registrar productos en tránsito, trata de que estas áreas estén vacías, por ejemplo, artículos que los clientes recién devolvieron y que deben revisarse antes de regresarlas a su ubicación definitiva, productos que están en proceso de surtido o traspaso, mercancía en áreas de carga, etc. Si no puedes detener la operación, procura tener los mínimos artículos posibles en estas áreas e identifícalos perfectamente para que no se revuelvan con las existencias de tu almacén principal.
Simplifica la cuenta
Es importante que establezcas una unidad de medida que te resulte funcional. Por ejemplo, si compras tambos de líquido de 10 litros, pero los vendes en botellas de 1 litro, puedes contar tambos o litros. Sin embargo, si tienes una gran cantidad de piezas de un artículo de poco valor que vendes por pieza, (como los tornillos), tendrías que invertir demasiado tiempo en contar cada unidad. Para algunos casos, puedes utilizar una báscula para poder estimar fácilmente cuántas piezas tienes sin tener que contarlas una por una, ahorrarás bastante tiempo y tu cálculo será lo suficientemente acertado. Asegura que todo el personal que realizará el inventario tiene claras las unidades para evitar confusiones.
Ejecuta el conteo de manera ordenada y efectiva
Al contar las existencias lo ideal es que el personal encargado no pueda ver las cantidades teóricas de los productos en el almacén, para evitar que hagan “trampa” y den por bueno un inventario que no debidamente contado. Considera que el tiempo invertido será mayor, así como la probabilidad de que se requieran conteos adicionales, pero también será aún más confiable el resultado. Deberán marcar cada ubicación o pasillo una vez que ha sido contado para evitar duplicidad. Una vez que hayas realizado al menos dos conteos (lo ideal es que los hagan personas distintas), deberás comparar las cantidades físicas contra tu inventario teórico y hacer en sistema los ajustes correspondientes para que reflejen la realidad. Entre más pronto lo hagas, más pronto podrás reiniciar tus entradas y salidas normalmente.
Documenta las mermas adecuadamente
Una vez contada la mercancía identificada como inventario obsoleto, caduco o dañado como primer paso, consulta con el personal administrativo y/o de control interno cuál es el proceso a seguir con esta mercancía. Dependiendo del valor del producto, es posible que requieras fotografías, actas administrativas u otros documentos donde se justifique la salida del almacén de estos productos, esta salida del almacén deberá coincidir con un ajuste de las cantidades en el sistema.
Por último, FINSA te recomienda realizar inventarios cíclicos continuamente, es decir, conteos para las ubicaciones de mayor rotación. Esto te permitirá mantener todo el tiempo un inventario muy acertado y que en el inventario físico tus diferencias sean pequeñas. Comunícate con nuestros asesores ejecutivos para cualquier duda, ellos estarán para apoyarte, contáctanos.
